Sammlung, Struktur oder Hinweis – was passt wann?

Jede Aktivität liegt in einem übergeordneten Element. Davon gibt es drei, und jedes hat seinen eigenen Zweck.

Sammlung – lose Blätter in einer Mappe

Eine Sammlung nimmt Aktivitäten, Daten, Dateien und Links auf, ohne sie zu ordnen – wie eine Sammelmappe oder ein Schnellhefter. Alle Inhalte liegen auf einer Ebene.

Eine Sammlung entsteht automatisch, sobald Sie eine Aktivität anlegen oder eine Notiz aus der App senden. Sie können eine Sammlung aber auch leer anlegen und Schritt für Schritt füllen.

Beispiel: Sie legen im Kopfbereich schnell eine Notiz an. Salesware erstellt dafür eine Sammlung, in deren Übersicht die Notiz liegt. Soll die Notiz zu einem bestimmten Kunden gehören, fügen Sie den Kunden einfach der Sammlung hinzu.

Ob eine neue Sammlung zunächst privat oder öffentlich ist, legt Ihr Administrator je Aktivitätstyp fest. Eine private Sammlung sehen nur ihre Teilnehmer. Sie können die Sichtbarkeit jederzeit ändern – mehr dazu unter Teilnehmer hinzufügen und entfernen.

Struktur – ein Ordner mit Deckblatt und Trennblättern

Eine Struktur gibt einen Ablauf vor. Sie kann eigene, übergreifende Angaben haben (das „Deckblatt“) und ist in Meilensteine gegliedert (die „Trennblätter“), denen Aktivitäten und Anhänge zugeordnet sind. Zusätzlich lassen sich Inhalte in Ordnern bündeln.

Für Meilensteine und Ordner zeigt Salesware den Fortschritt an. Der Fortschritt der ganzen Struktur steht außerdem als Feld „Fortschritt“ (in Prozent) zur Verfügung – Sie können ihn in Listen und Kacheln einblenden, danach filtern und sortieren.

Beispiel: Sie arbeiten im Vertrieb und bearbeiten Verkaufschancen nach einem festen Schema. Sie legen eine neue „Opportunity“ an und sehen sofort die vorgegebenen Phasen als Meilensteine – mit den Aufgaben, die in jeder Phase anstehen.

Aktivitäten und Anhänge können Sie der Struktur direkt oder einem einzelnen Meilenstein hinzufügen. So lassen sich auch individuelle Abläufe abbilden.

Hinweis – eine Mappe, die sich bemerkbar macht

Ein Hinweis bündelt ebenfalls Aktivitäten und Daten. Er wird aber zusätzlich bei den verknüpften Daten angezeigt – als Hinweis, Warnung oder Fehler. Über die Vererbung erscheint er auch bei Daten, die mit dem verknüpften Datensatz zusammenhängen: Eine Reklamation an einer Bestellung kann so auch beim Kunden dieser Bestellung sichtbar sein.

Einem Hinweis fügen Sie idealerweise nur Daten hinzu, um die es geht. Wie ein Hinweis eingerichtet und genutzt wird, zeigt das Praxisbeispiel Reklamationen mit einem Hinweis abbilden.

Die Entscheidung auf einen Blick

Sie möchten …	Dann passt
schnell etwas festhalten und bei Bedarf ergänzen	Sammlung
einen wiederkehrenden Ablauf immer gleich durchlaufen	Struktur
dass alle, die einen Kunden oder Beleg öffnen, sofort auf etwas aufmerksam werden	Hinweis

Siehe auch

• Die Aktivitätstypen im Überblick
• Daten mit einer Aktivität verknüpfen
• Das Statusfeld – wie sich der Status einer Sammlung auf die enthaltenen Aktivitäten auswirkt